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Termo de Referência do SASP – Contratação de empresa para realização do processo eleitoral eletrônico

Termo de Referência do SASP – Contratação de empresa para realização do processo eleitoral eletrônico

TERMO DE REFERÊNCIA

  1. DO OBJETO

1.1.O presente termo de referência tem por objetivo a contratação de empresa especializada, devidamente regularizada, para a realização de eleição no Sindicato dos Arquitetos no Estado de São Paulo, via internet, para a escolha da diretoria executiva, diretoria regional e conselho fiscal com seus respectivos suplentes.

2.DA JUSTIFICATIVA DA CONTRATAÇÃO

2.1.Em cumprimento ao artigo 43 do seu Estatuto Social e regulamentação obtida por meio do Regimento Eleitoral aprovado na Assembleia Ordinária da entidade realizada em 16/08/2019, faz-se necessária a realização de eleição direta para a escolha da diretoria executiva, diretoria regional e conselho fiscal com seus respectivos suplentes.

2.2. Para a realização desta eleição, mediante a previsão estabelecida nos artigos 4 e 5 do Regimento Eleitoral, o SASP necessita contratar de um sistema eletrônico de votação pela Internet e de apuração dos votos.

3.DO OBJETO DA CONTRATAÇÃO

3.1.O objeto da contratação compreende a execução dos serviços a seguir relacionados:

3.1.1. Sítio da Eleição: disponibilização de sítio seguro na internet, onde o associado eleitor exercerá seu direito a voto. No Portal do SASP o associado eleitor será autenticado, permitindo o redirecionamento seguro para o Sítio da eleição;

3.1.2. Hot Site da Eleição: Sítio na internet para divulgação de informações sobre as eleições, como Cronograma da Eleição, chapas inscritas, Regulamento Eleitoral, campanha das chapas, entre outros;

3.1.3. Realização da Eleição: realização da eleição automatizada que, além da disponibilização do sítio da Eleição, compreenderá: (i) a emissão de “zerézima”; (ii) a captura de votos, garantindo o sigilo e sua unicidade; (iii) a apuração do resultado; (iv) a emissão do resultado e relatórios estatísticos; e (v) ambiente de acesso seguro aos equipamentos que hospedam a solução. A eleição ocorrerá a partir da 00h00min (zero) hora até às 23h59min do dia 14 de dezembro de 2019 (horário de Brasília);

3.1.4. Realização da Eleição Simulada: em até 15 (quinze) dias após a assinatura contratual será realizada eleição simulada, com participantes, assistidos e chapas candidatas fictícias, com objetivo de validar e ajustar o processo eleitoral e os serviços a serem prestados pela CONTRATADA.

3.2.A execução dos serviços, objeto deste Termo de Referência, observará no que couber as disposições do Regimento Eleitoral.

  1. DA FORMA DE EXECUÇÃO DOS SERVIÇOS

4.1. Os serviços serão executados fora do ambiente do SASP, em uma única vez, com o objetivo de atender a contento as especificações contidas neste Termo de Referência.

  1. DO ESCOPO DO SERVIÇO

5.1. Disponibilização e manutenção do Hot Site da Eleição.

5.1.1. O Hot Site deverá contemplar a divulgação e atualização de informações como:

Regimento Eleitoral; Cronograma da Eleição; chapas inscritas; informações sobre os integrantes das chapas, como currículo, fotos e cargos a que concorrem; programas e campanhas das chapas; disponibilização de formulários utilizados no processo eleitoral; divulgação de atos da comissão eleitoral; publicação de resultados e estatísticas das eleições;

5.1.2. O Hot Site deverá utilizar o padrão da identidade do SASP;

5.1.3.O Hot Site terá o endereço a ser definido pelo SASP no site da CONTRATADA;

5.1.4. A hospedagem do Hot Site deverá utilizar-se de estrutura física conforme item 6 deste Termo de Referência;

5.1.5. As solicitações de alteração e publicação de informações no Hot Site deverão ser realizadas em até 1 (um) dia útil após a solicitação pelo SASP, bem como atendimento relacionados a disponibilidade do serviço;

5.1.6. O Hot Site deverá ser disponibilizado e mantido, no mínimo, por 15 (quinze) dias após a comunicação do resultado oficial da eleição;

5.2.Realização de Eleição Simulada.

5.2.1.Com o objetivo de validar e ajustar o processo eleitoral será realizada eleição simulada no período previsto no 3.1.4;

5.2.2. A Realização da Eleição Simulada terá por objetivo executar e avaliar as disposições constantes nos itens 5.3.1 à 5.3.11 e seus respectivos subitens;

5.2.3. A homologação da Realização da Eleição Simulada dar-se-á pela entrega de parecer da CONTRATADA, que apresente os resultados e eventuais necessidades de orientações e ajustes.

5.3. Realização da Eleição.

5.3.1. Disponibilizar e manter sítio da Eleição, por meio do qual o associado eleitor efetivará seu voto durante o período de realização desta, conforme item 3.1.3 deste Termo de Referência, de modo ininterrupto;

5.3.2. A hospedagem do Sítio da Eleição deverá utilizar-se de estrutura física conforme item 6 deste Termo de Referência;

5.3.3. A lista com informações dos associados eleitores aptos a votarem, será encaminhada à CONTRATADA para emitir códigos de acesso individuais que serão utilizados na identificação e autenticação, na conectividade entre o Sítio da Eleição e Site do SASP;

5.3.4. A identificação do o associado eleitor será realizada no Sítio da Eleição hospedado em servidores da CONTRATADA, garantindo a conectividade com o Sito do SASP. Para tanto, a CONTRATADA deverá:

5.3.4.1. Suportar o processo de conectividade com o Sitio do SASP, de acordo com os padrões estabelecidos conjuntamente, respeitados aspectos relacionados à segurança;

5.3.4.2. Prover algoritmo e procedimentos para garantir acesso do o associado eleitor, apresentando as especificações técnicas e o lay-out proposto;

5.3.5. O Sítio da Eleição deverá garantir que o associado eleitor vote somente uma vez;

5.3.6. A votação será registrada, no Sítio da Eleição, de tal forma a não permitir a associação do voto do associado eleitor, garantindo total sigilo da informação;

5.3.7. A cédula de votaçãodisponibilizada no sítio da Eleição deverá obedecer à composição das chapas, conforme estabelecido no Regimento Eleitoral, que, resumidamente, contemplará a relação das chapas candidatas à diretoria executiva, diretoria regional e conselho fiscal com seus respectivos suplentes, cada chapa contendo a relação nominal de seus integrantes e cargos a que concorrem.

5.3.8. O Sítio da Eleição deve contemplar acesso seguro por meio de práticas de segurança com uso de certificados digitais de segurança emitidos por empresas cuja confiança incluída nos navegadores de mercado (Internet Explorer 7 ou superior, Chrome, Firefox, etc.);

5.3.9. Em caso de incompatibilidade do navegador de internet do associado eleitor, com o Sítio da eleição, mensagem informativa deverá ser exibida a respeito;

5.3.10.Antes do período da eleição a CONTRATADA deverá:

5.3.10.1.Realizar o processo de cadastramento das chapas candidatas para disponibilização no Sítio da Eleição;

5.3.10.2. Emitir “zerézima” por meio de duas senhas de representantes da comissão eleitoral do SASP;

5.3.10.3. Realizar reunião “lacração” do sistema.

5.3.11. Imediatamente após o período de eleição a CONTRATADA deverá, por meio dos dados apurados no Sítio da Eleição:

5.3.11.1. Realizar apuração dos votos, considerando as chapas concorrentes;

5.3.11.2. Emitir resultados da votação e relatórios estatísticos, demonstrando os votos válidos, votos nulos, votos brancos e votos de cada chapa concorrente;

5.3.11.4. Emitir relatórios estatísticos da votação;

5.3.11.5. Emitir relatório apresentando CPF e nome do associado eleitor que exerceu o direito ao voto.

5.3.12. Antes, durante e após o período da eleição, a CONTRATADA deverá:

5.3.12.1. Monitorar e acompanhar o processo de votação durante o período designado no Cronograma da Eleição, mediante a aplicação de rotinas destinadas a aferir a consistência do banco de dados cadastrado e o processo como um todo;

5.3.12.2. Garantir que os acessos realizados internamente sejam feitos por meio de usuário e senha individual, permitindo a imputação de responsabilidades individuais dos seus atos;

5.3.12.3. Garantir que os equipamentos utilizados, compartilhados ou não, estejam sob restrição de acesso físico durante o período das eleições;

5.3.12.4. Obter e fornecer logs de auditoria dos bancos de dados e dos acessos à página de votação;

5.3.12.5. Realizar adequações recomendadas pela Comissão Eleitoral necessárias para garantir a lisura e transparência do processo.

6.DA ESTRUTURA FÍSICA E DA EXECUÇÃO DOS SERVIÇOS

6.1. Os serviços serão executados pela CONTRATADA, exclusivamente nas suas instalações e utilizando-se de infraestrutura de equipamentos próprios ou terceirizados apropriados para manter a disponibilidade dos processos necessários à execução do Contrato.

6.2. A CONTRATADA deverá dispor de infraestrutura de conexão com a internet, preferencialmente com contingência, que permita o acesso de forma ininterrupta e com bom desempenho, necessário para atender a expectativa de aproximadamente 1000 eleitores, com monitoramento do uso de banda.

6.3. Todos os custos com licenças, softwares, aplicativos, serviços de rede, hospedagens, domínios de internet correrão por conta da CONTRATADA, sendo ela a única responsável com a s obrigações financeiras, fiscais e custeio de qualquer ordem.

6.4. Suporte técnico durante o período de realização das eleições, disponível por telefone e correio eletrônico.

6.5. Todas as manutenções devem ser realizadas sem prejuízo a disponibilidade da operação e/ou da gestão das operações, devendo o SASP ser comunicado formalmente.

  1. DO PRAZO DE VIGÊNCIA DO CONTRATO E EXECUÇÃO DOS SERVIÇOS

7.1. O prazo da vigência será de 6 (seis) meses, contados a partir da assinatura do contrato, podendo ser prorrogado, por igual períodos dentro do limite previsto no artigo 57, inciso II, da Lei nº 8.666/93, desde que a proposta da CONTRATADA seja mais vantajosa para a CONTRATANTE.

7.2. Em até 5 (cinco) dias após assinatura do contrato, será elaborado Plano de Trabalho conjunto, que observará o Cronograma de Eleição definido pela Comissão Eleitoral.

7.3.O Plano de Trabalho contemplará minimamente os seguintes eventos, cujas datas de ocorrência serão definidas conjuntamente, observando-se o Cronograma das Eleições.

7.3.1. Disponibilização do Hot Site da eleição;

7.3.2. Realização da eleição simulada;

7.3.3. Homologação da eleição simulada;

7.3.4. Realização da eleição;

7.3.5. Homologação da eleição;

7.3.6. Comunicação do resultado da eleição.

7.4. A CONTRATADA obrigar-se-á a entregar os serviços estritamente de acordo com as especificações constantes deste Termo de referência, responsabilizando-se pelo refazimento total ou parcial, na hipótese de se constatar defeitos na execução ou estiver em desacordo com as especificações adotadas.

  1. DAS OBRIGAÇÕES DA CONTRATADA

8.1. Executar os serviços conforme especificações deste Termo de Referência e de sua proposta, com alocação dos empregados necessários ao perfeito cumprimento das cláusulas contratuais, além de fornecer os materiais e equipamentos, ferramentas e utensílios necessários, na qualidade e quantidade suficientes ao atendimento do objeto presente.

8.2. Manter, durante a vigência do contrato, todas as condições de habilitação e qualificação exigidas.

8.3. Atender prontamente as reclamações do SASP, prestando os esclarecimentos devidos e efetuando as correções e adequações que se fizerem necessárias.

8.4. Comunicar, imediatamente e por escrito, qualquer anormalidade que verificar na execução dos serviços ou a iminência de fatos que possam prejudicar sua execução, apresentando razões justificadoras, que serão objeto de apreciação pelo SASP.

8.5. Exercer a direção técnica e administrativa, fornecendo mão de obra especializada sem nenhum vínculo empregatício junto ao SASP, promovendo o controle de jornada e dos serviços, relacionado a execução do Contrato durante toda a sua vigência.

8.6. Responsabilizar-se por todas as despesas com material, mão de obra, acidentes de trabalho, encargos trabalhistas, previdenciários, fiscais e comerciais, transportes, materiais, seguros operacionais, taxas, tributos, contribuições de qualquer natureza ou espécie e quaisquer outras despesas necessárias à perfeita execução dos serviços contratados.

8.7. Sujeitar-se a mais ampla e irrestrita fiscalização por parte do SASP.

8.8. Designar um preposto responsável pela execução dos serviços, que será a pessoa de contato entre a CONTRATADA e o SASP em até 5 (cinco) dias corridos após a assinatura do Contrato.

8.9. Reparar, corrigir ou substituir, às suas expensas, no todo ou em parte, os serviços em que se verificarem vícios, defeitos ou incorreções resultantes da execução.

8.10. Responsabilizar-se pelos danos causados diretamente ao SASP ou a terceiros decorrentes de sua culpa ou dolo na execução do contrato.

8.11. Abster-se, qualquer que seja a hipótese, de veicular publicidade ou qualquer outra informação acerca das atividades executadas sem prévia autorização do SASP.

8.12. Não transferir a outrem, no todo ou em parte, os serviços avençados, responsabilizando-se, em qualquer caso, única e exclusivamente a CONTRATADA por todos os serviços.

8.13. Cientificar o SASP, imediatamente e por escrito, a respeito de qualquer anormalidade ou irregularidade verificada na execução dos serviços, mantendo um “ diário de ocorrências” durante toda a prestação dos serviços.

8.14. Elaborar relatórios e pareceres técnicos, a qualquer tempo, durante a execução do objeto ora contratado, de modo a permitir o efetivo acompanhamento dos trabalhos pelo SASP, sempre que solicitado.

8.15. Fornecer ao SASP, sempre que solicitados, e em tempo hábil, todos os esclarecimentos e informações necessários relacionados às atividades desenvolvidas por força do trabalho.

8.16. Providenciar, quando for o caso, a substituição imediata de qualquer de seus técnicos alocados aos serviços, desde que solicitada pelo SASP, correndo esta substituição por conta e exclusiva responsabilidade da CONTRATADA.

8.17. Responsabilizar-se penal, civil e administrativamente pelos danos causados diretamente ao SASP ou a terceiros, decorrentes de sua culpa ou dolo, incluindo por parte de seus prepostos, não excluindo ou reduzindo essa responsabilidade a fiscalização ou o acompanhamento da Fundação.

8.18. Utilizar empregados habilitados e com conhecimentos básicos dos serviços a serem executados, em conformidade com as normas e determinações em vigor.

8.19. Não permitir a utilização de qualquer trabalho do menor de dezesseis anos, exceto na condição de aprendiz para os maiores de quatorze anos, nem permitir a utilização do trabalho do menor de dezoito anos em trabalho noturno, perigoso e insalubre.

8.20. Segundo estabelece o parágrafo 3º do artigo 5º do Regimento Eleitoral, é vedado a empresa contratada, conter em seu quadro de funcionários e colaboradores, bem como aos seus cônjuges e parentes próximos, a condição de candidatos no Processo Eleitoral do SASP

8.20. Arcar com ônus decorrente de eventual equivoco no dimensionamento dos quantitativos de sua proposta, devendo complementá-los, caso o previsto inicialmente em sua proposta não seja satisfatório para o atendimento ao objeto da licitação.

  1. DAS OBRIGAÇÕES DA CONTRATANTE

9.1. Acompanhar e fiscalizar a execução do contrato por um representante especialmente designado.

9.2. Proporcionar à CONTRATADA todas as facilidades para o perfeito fornecimento do objeto licitado.

9.3. Acompanhar e fiscalizar a execução do objeto do contrato, sob os aspectos quantitativos e qualitativos, anotando em registro próprio as falhas detectadas.

9.4. Rejeitar, no todo ou em parte, o serviço entregue em desacordo com especificações.

9.5. Atestar a nota fiscal/fatura correspondente, após realizar rigorosa conferência das características dos serviços.

9.6. Efetuar o pagamento no preço e nas condições pactuadas.

9.7. Para a perfeita execução do objeto pela CONTRATADA, o SASP compromete-se a:

9.7.1. Disponibilizar documentos necessários à implementação dos sítios e do sistema computacional, o Cronograma da eleição, as instruções, os procedimentos operacionais, a composição da Comissão eleitoral, a convocação do pleito, logomarca e, eventualmente, o texto;

9.7.2. Enviar arquivos contendo a relação dos associados eleitores aptos a votarem, identificados pelo CPF, nome completo, município;

9.7.3. Enviar arquivos contendo o perfil de cada um dos candidatos inscritos ao pleito, incluindo-se currículos que assim o autorizarem, bem como informações a respeito das chapas nas quais os candidatos estão inscritos.

9.8. Exigir o cumprimento de todas as obrigações assumidas pela CONTRATADA, de acordo com as cláusulas contratuais e os termos de sua proposta.

12.9.Efetuar as retenções tributárias devidas sobre o valor da nota fiscal/fatura fornecida pela CONTRATADA.

  1. DO ACOMPANHAMENTO DA EXECUÇÃO DO CONTRATO

10.1. O acompanhamento e execução do contrato consistem-se na verificação da conformidade da prestação dos serviços e da alocação dos recursos necessários, de forma a assegurar o perfeito cumprimento do contrato.

10.2. O fiscal do contrato deverá monitorar, constantemente, o nível de qualidade dos serviços para evitar prejuízos, devendo intervir para corrigir ou aplicar sanções quando verificar um viés contínuo de desconformidade da prestação do serviço à qualidade exigida.

10.3. A fiscalização não exclui nem reduz a responsabilidade da CONTRATADA, inclusive perante terceiros por qualquer irregularidade, ou ainda, resultante de imperfeições técnicas ou emprego de material inadequado ou de qualidade inferior e, na ocorrência desta, não implica em corresponsabilidade do SASP.

10.4. À CONTRATANTE será reservado o direito de rejeitar no todo ou em parte os serviços prestados, se em desacordo com o EDITAL, devendo a CONTRATADA refazer os serviços rejeitados sem ônus adicionais.

10.5. A existência da fiscalização do SASP, de nenhum modo diminui ou altera a responsabilidade da CONTRATADA, na prestação dos serviços a serem executados.

10.6. Exigir a apresentação juntamente com a nota fiscal/fatura, dos documentos relacionados abaixo para conferência e posterior ateste:

10.7. O representante da CONTRATANTE deverá promover o registro das ocorrências verificadas, adotando as providências necessárias ao fiel cumprimento das cláusulas contratuais.

10.8. O descumprimento total ou parcial das demais obrigações e responsabilidades assumidas pela CONTRATADA, ensejará a aplicação de sanções administrativas, previstas neste Termo de Referência e na legislação vigente, podendo culminar em rescisão contratual.

  1. DA CONFIDENCIALIDADE

11.1. Quanto ao sigilo e confidencialidade dos dados e informações disponibilizadas pelo SASP para a perfeita execução deste contrato, a CONTRATADA se compromete a assinar Termo de Confidencialidade e a:

11.1.1. Manter completo sigilo e confidencialidade sobre dados e informações obtidos em virtude da execução do objeto, bem como sobre todos os resultados e análises dele decorrentes, obrigação esta válida mesmo após o encerramento do contrato por qualquer motivo, transferindo ao SASP a propriedade dos resultados para todos os efeitos legais;

11.1.2. Utilizar os dados e informações recebidos exclusivamente para a execução deste objeto;

11.1.3. Adotar as medidas e as políticas necessárias à preservação do sigilo e confidencialidade dos dados e informações recebidos em virtude da execução do objeto presente;

11.1.4. Divulgar dados e informações somente após prévia e expressa autorização do SASP.

  1. DA FORMA DE PAGAMENTO

12.1. O serviço será pago em uma única parcela, após homologação da eleição (item7.3.5.).

12.2 . O pagamento será efetuado no prazo de até 15 dias contados da apresentação da nota fiscal/fatura à Diretoria Financeira do SASP para pagamento, contendo detalhamento dos serviços executados e os materiais empregados, isenta de erros, acompanhada das Certidões de Regularidade Fiscal.

12.3. O pagamento será efetuado diretamente na conta corrente de titularidade da CONTRATADA, junto à instituição financeira da CONTRATADA.

12.4. O pagamento somente será autorizado depois de efetuado o “atesto” pelo (s) servidor (es) / empregado (s) competente (s), condicionado este ato à verificação da conformidade da nota fiscal/fatura apresentada em relação aos serviços efetivamente prestados e aos materiais empregados.

12.5. Havendo erro na apresentação da nota fiscal/fatura ou dos documentos pertinentes à contratação, ou ainda, circunstância que impeça a liquidação de despesa, como por exemplo, obrigação financeira pendente, decorrente de penalidade imposta ou inadimplência, o pagamento ficará sobre estado até que a CONTRATADA providencie as medidas saneadoras. Nesta hipótese, o prazo para pagamento iniciar-se-á após a comprovação da regularização da situação, não acarretando qualquer ônus para a CONTRATANTE.

12.6. Quando do pagamento, será efetuada a retenção tributária prevista na legislação aplicável.

12.7. A CONTRATADA regularmente optante pelo Simples Nacional não sofrerá a retenção tributária quanto aos impostos e contribuições abrangidos por aquele regime. No entanto, o pagamento ficará condicionado à apresentação de comprovação, por meio de documento oficial, de que faz jus ao tratamento tributário favorecido previsto na Lei Complementar n° 123 de 2006.

  1. DA GARANTIA

13.1. Tendo em vista o serviço ser de pequena monta, está dispensada a utilização de garantia contratual.

  1. DAS SANÇÕES

14.1. Sem prejuízo da possibilidade de rescisão unilateral do Contrato pela Administração serão aplicadas, à CONTRATADA total ou parcial inadimplente, as sanções legais previstas nos artigos 86 e 87 da Lei 8.66, de 1993, a saber:

14.1.1. Advertência;

14.1.2. Multa de 5% (cinco por cento) sobre o valor do contrato, aplicada de acordo com a gravidade da infração em conformidade com o parágrafo único do artigo 35, Decreto n° 3.149, de 1980. Nas reincidências específicas, a multa corresponderá ao dobro do valor da que tiver sido inicialmente imposta, observando-se sempre o limite de 20% (vinte por cento) conforme preceitua o artigo 87, do Decreto n° 3.149, de 1980;

14.1.3. A imposição das penalidades é de competência exclusiva da CONTRATANTE;

14.1.5. A aplicação de sanção não exclui a possibilidade de rescisão administrativa do contrato garantido o contraditório e a defesa prévia;

14.1.6. A multa administrativa prevista no item 14.1.2. não tem caráter compensatório, não eximido o seu pagamento à CONTRATADA por perdas e danos das infrações cometidas;

14.1.7. O atraso injustificado no cumprimento das obrigações contratuais sujeitará a CONTRATADA à multa de mora de 1% (um por cento) por dia útil que exercer o prazo estipulado, a incidir sobre o valor do saldo não atendido, sem prejuízo da possibilidade de rescisão unilateral do contrato pelo CONTRATANTE ou da aplicação das sanções administrativas;

  1. DAS DISPOSIÇÕES GERAIS

15.1. As proponentes deverão apresentar proposta por preço global, com validade de 30 (trinta) dias, na qual deverão estar inclusos quaisquer serviços ou despesas indispensáveis à execução do contrato, mesmo que, porventura, não estejam identificados neste Termo de Referência.

15.2.O preço apresentado na proposta deverá incluir todas as despesas legais incidentes direta ou indiretamente nos serviços ofertados, inclusive trabalhista, previdenciária, fiscal, tributária, ICMS, PIS e COFINS.

15.3. A proposta deverá contemplar, ainda, quaisquer materiais, serviços e seguros indispensáveis à execução dos serviços aqui descritos, inclusive aqueles que porventura não estejam identificados neste Termo de Referência.

15.4. As licitantes assumem todos os custos de preparação e apresentação de suas propostas e o SASP não será, em nenhum caso, responsável por esses custos, independentemente da condução ou do resultado do processo licitatório.

 

São Paulo, 28/08/2019

Sindicato dos Arquitetos do Estado de São Paulo.

 

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